Mô tả: Qui trình Sửa chữa Trang thiết bị Công nghệ Thông tin là thứ tự các bước tiến hành trong một quá trình sửa chữa một thiết bị thuộc sự quản lý của đơn vị trực thuộc trường Đại học Công Nghệ Thông Tin.
Ví dụ: Sửa chữa máy tính, máy fax, máy in, bàn làm việc,...
Các bước thực hiện:
Bước 01: Đơn vị có nhu cầu sửa chữa thiết bị gọi điện thoại hoặc gửi Email thông báo với ban Dữ liệu & Công nghệ Thông tin yêu cầu kiểm tra thiết bị.
Bước 02: Ban Dữ liệu & Công nghệ Thông tin phân công người phối hợp với đơn vị để kiểm tra và xác nhận thông tin vào “Phiếu báo hỏng” (phiếu báo hỏng do ban Dữ liệu & Công nghệ Thông tin thực hiện và giao cho đơn vị).
Bước 03: Đơn vị làm giấy đề nghị (mẫu 01_QTTB)
- Giấy đề nghị của đơn vị phải do trưởng đơn vị ký.
- Trong trường hợp phó trưởng đơn vị ký cần có “Giấy ủy quyền” theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính.
Bước 04: Đơn vị gửi cho phòng QTTB các loại giấy tờ và thiết bị sau:
- Giấy đề nghị do Trưởng hoặc Phó trưởng đơn vị ký.
- Phiếu báo hỏng có chữ ký xác nhận của ban Dữ liệu & Công nghệ Thông tin.
- Thiết bị hỏng cần sửa chữa.
Bước 05: Phòng QTTB ghi ngày nhận giấy đề nghị và yêu cầu người gửi ký nháy vào giấy đề nghị, photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị, đồng thời làm biên bản giao nhận thiết bị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ của phòng QTTB).
Bước 06: Phòng QTTB làm việc với Nhà cung cấp Dịch vụ Sửa chữa để bàn giao thiết bị. Nhà cung cấp sẽ kiểm tra và báo giá lại cho phòng QTTB.
Bước 07: Phòng QTTB làm tờ trình (kèm bảng báo giá-nếu có) BGH xem xét chỉ đạo giải quyết. (Mẫu 02_QTTB).
Bước 08: Phòng QTTB trả lời bằng Email kết quả xử lý hành chính của "Giấy đề nghị".
- Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB sẽ gửi Email.
- Đối tượng nhận Email: Nhân viên xử lý công việc của đơn vị, người ký đề nghị, trưởng hoặc phó phòng QTTB.
- Mục đích của Email: Đơn đề nghị của đơn vị sẽ được giải quyết hay bị từ chối không sửa chữa thiết bị (phòng QTTB phải ghi rõ lý do từ chối). Ngoài ra, phòng QTTB sẽ đưa phương án khắc phục trong trường hợp thiết bị sửa chữa không được.
Bước 09: Phòng QTTB làm việc với Nhà cung cấp Dịch vụ Sửa chữa để tiến hành sửa chữa.
Bước 10: Nhà cung cấp dịch vụ và phòng Quản trị Thiết bị ký nhận Biên bản bàn giao & nghiệm thu thiết bị (Mẫu 06_QTTB) sau khi sửa chữa thiết bị xong.
Bước 11: Phòng QTTB thông báo bằng Email cho đơn vị xuống nhận lại thiết bị.
- Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB sẽ gửi Email.
- Đối tượng nhận Email: Nhân viên xử lý công việc của đơn vị, người ký đề nghị, trưởng hoặc phó phòng QTTB.
Bước 12: Phòng Quản trị Thiết bị bàn giao thiết bị và ký biên bản giao nhận
- Nhân viên xử lý công việc của đơn vị ký nháy.
- Người đề nghị của đơn vị ký.
- Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB ký nháy.
- Trưởng/phó phòng QTTB ký.