Mô tả: Qui trình mua sắm mới thiết bị nhỏ lẻ là thứ tự các bước tiến hành trong quá trình mua sắm tài sản thuộc sự quản lý của đơn vị trực thuộc trường Đại học Công Nghệ Thông Tin.

Ví dụ: máy in, máy scan, điện thoại bàn, trang thiết mạng, trang thiết bị điện, trang thiết bị,máy tính lẻ, đồ gỗ...

Các bước thực hiện:

Bước 01:  Đơn vị có nhu cần mua sắm tài sản làm “Giấy đề nghị” (Mẫu_01_QTTB):

-    Giấy đề nghị của đơn vị phải do Trưởng đơn vị ký.

-   Trong trường hợp phó trưởng đơn vị ký cần có "Giấy ủy quyền" theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính.

Bước 02:  Đơn vị mang "Giấy đề nghị" gửi phòng QTTB.

Bước 03:  Phòng QTTB ghi ngày nhận giấy đề nghị và yêu cầu người gửi ký nháy vào giấy đề nghị, photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ của phòng QTTB).

Bước 04:  Phòng Quản trị Thiết bị phân công nhân viên liên hệ Nhà cung cấp lấy báo giá tài sản (Ít nhất 03 bảng báo giá cạnh tranh của 03 Nhà cung cấp).

Bước 05:  Phòng Quản trị Thiết bị xử lý “Giấy đề nghị” và làm tờ trình (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Ban Giám Hiệu xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ) (Mẫu 02_QTTB).

Bước 06:  Phòng Quản trị Thiết bị tham mưu đề xuất Ban Giám Hiệu về việc mua sắm tài sản và lựa chọn Nhà cung cấp.

Bước 07:  Phòng Quản trị Thiết bị trả lời bằng Email kết quả xử lý hành chính của “giấy đề nghị”:

• Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB sẽ gửi Email.
• Đối tượng nhận Email: nhân viên xử lý công việc của đơn vị, người ký đề nghị, trưởng hoặc phó phòng QTTB.
• Mục đích của Email: đơn đề nghị của đơn vị sẽ được giải quyết hay bị từ chối (phòng QTTB phải ghi rõ lý do từ chối).

Bước 08:  Phòng Quản trị Thiết bị thông báo và làm việc với  Nhà cung cấp được lựa chọn để đặt hàng.

Bước 09: Nhà cung cấp và Phòng Quản trị Thiết bị:

• Ký nhận Biên bản bàn giao & nghiệm thu tài sản.
• Bàn giao phiếu bảo hành.

Bước 10:  Phòng Quản trị Thiết bị thông báo bằng Email cho Đơn vị xuống nhận tài sản:

• Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB sẽ gửi Email.
• Đối tượng nhận Email: nhân viên xử lý công việc của đơn vị, người ký đề nghị, trưởng hoặc phó phòng QTTB.

Bước 11:  Phòng Quản trị Thiết bị bàn giao thiết bị và ký Biên bản bàn giao tài sản căn cứ theo “giấy đề nghị” của đơn vị (Mẫu_03_QTTB):

• Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB sẽ gửi Email.
• Nhân viên xử lý công việc của đơn vị ký nháy.
• Người đề nghị của đơn vị ký.
• Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB sẽ ký nháy.
• Trưởng/phó phòng QTTB ký bàn giao.
• Kế toán trưởng ký.
• Thủ trưởng đơn vị ký.

Bước 12:  Phòng Quản trị Thiết bị kiểm tra số máy, model, nhãn hiệu...để cập nhật thông tin vào "Sổ theo dõi Cơ Sở Vật Chất" của đơn vị (Mẫu_04_QTTB).

Bước 13:  Phòng Quản trị Thiết bị phối hợp với Phòng Kế hoạch Tài chính trong công tác thanh toán cho Nhà cung cấp.